Bückmann ist in Allem, was mit Sieben zu tun hat, seit Jahrzehnten zu Hause. Und hat aus Verfahrens-KnowHow und optimierten Prozessen das perfekte Angebot für alles, was für Kröpfchen oder Töpfchen sortiert werden muss. Mit zwei Geschäftseinheiten bietet das Unternehmen seinen Kunden in den drei Geschäftsbereichen Gewebetechnik, Siebspann-Service und Lohnaufbereitung komplette Lösungen rund um die Bearbeitung von Schüttgütern. Anbieter mit einer Kombination dieser drei Geschäftsfelder sind hierzulande nicht zu finden – ein absolutes Alleinstellungsmerkmal für Bückmann. Und Sieben mach Sinn. Denn bei dem sortierenden Vorgang geht es längst nicht nur darum, Grobes von Feinem zu (unter)scheiden. Per Siebverfahren lassen sich etwa in der chemischen Industrie Produkteigenschaften nur durch perfekt erreichte Konsistenz und Körnung herstellen. Feine Schleifpapiere mit nur einem zu groben Korn machen ganze Lackier- und Polier-Vorgänge mit einem Ratsch zunichte. Oder jemand stellt fest, dass am Mischer drei Schrauben fehlen – gesiebt, gefunden!

Thomas Eicker, Prokurist, Vertriebschef und IT-Verantwortlicher in Mönchengladbach, bringt es auf den Punkt: „Wir haben hier eine ziemlich komplexe Matrix, in der wir jede Menge unterschiedlichster Abläufe, Siebgut-Rezepturen, hohe Qualitäts-, Service- und Lieferzeit-Ansprüche der Kunden und eigene Rentabilitäts-Vorgaben unter einen Hut bringen müssen. Beim ersten Mal und in den primären Gehversuchen mit IT ist es sehr aufwändig, alle Daten einzugeben und zuzuordnen. Aber in der Folge kommen Sie schnell in den Genuss von Datenqualität und Skaleneffekten.“

Jüngster Eingriff von Avantgarde bei Bückmann war eine nicht ganz problemfreie Umstellung im Bereich ERP-Software. Diese war durch die zwar vom Hersteller angekündigte, bei vielen Unternehmen aber nicht akzeptierte/notwendige Kündigung des Supports für ein in die Jahre gekommenes Betriebssystem notwendig geworden. Damit war auch das vorhandene ERP-System SAGE Office Line 8.x mit dem neuen Betriebssystem nicht mehr kompatibel. Deshalb wurde der Umstieg auf die SAGE 100 beschlossen. Mit diesem Umstieg sollte gleichzeitig das SAGE Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt werden.

Im Januar 2019 startete das Projekt und das Ziel war, vor Ende Januar 2020 mit der neuen OS- und CMS-Software „Life“ zu gehen. Der Start verzögerte sich um einige Monate, da es bei SAGE bzw. der SAGE 100 technische Probleme gab. Das Ziel aber, die Life-Schaltung des neuen ERP-Systems, konnte eingehalten werden – auch durch die Unterstützung von Avantgarde. Die Inbetriebnahme des DMS ist für das 3. Quartal 2020 geplant.

Heute nutzt Bückmann die SAGE 100 als Warenwirtschaftssystem für Verkauf und Einkauf, als Lagerverwaltung und das integrierte CRM zur Kundenverwaltung. „Mit dem Modul „Produktion“ erstellen wir die Fertigungsaufträge für unsere Produktionsabteilungen. Zudem nutzen wir die Buchhaltung und das Rechnungswesen als Vorstufe für die Datenübergabe an DATEV oder die Banksoftware.“ Vor der Einführung der Office Line im Jahr 2006 erfolgten diese Arbeiten über mehrere Anwendungen, und die Produktionsaufträge wurden noch manuell erstellt. Nach der Umstellung, so Eicker, sind alle Prozesse sicherer und schneller geworden. Und im Hochregallager lassen sich über das von Avantgarde bereitgestellte Sondermodul „Lagerbuchung“ innerhalb der Sage-Lagerverwaltung alle Materialbewegungen perfekt koordinieren.

Nächster Schritt in Richtung zunehmender Effizienz wird die Inbetriebnahme des bereits installierten DMS sein. Hierdurch sollen vor allem Suchvorgänge verkürzt werden. Gleichzeitig erhofft sich Eicker eine Reduzierung der ausgedruckten Dokumente. Zusätzlich soll für den Vorgang der Zugang zu Informationen aus der SAGE 100 auf mobile Endgeräte ermöglicht werden. Hierfür wollen Eicker und Avantgarde-Projektmanager Andreas Keulerz Umsatz- und unsensible Kundendaten mobil zur Verfügung stellen. Verkäufer schätzen es, Datenzugriff  zu haben, wenn sie ungeplant zu einem Kunden gehen, auf den sie sich nicht vorbereiten konnten.

Beim Einführen einer solchen Lösung sollten IT-Verantwortliche Eicker zufolge unbedingt die Nutzungs- und Kooperations-Bereitschaft der Mitarbeiter im Auge haben. „Bei uns hat es sich in den ganzen Jahren bewährt, immer schön Schritt für Schritt vorzugehen.“ Also erst ein Basissystem zu testen und danach über Ergänzungen von Modulen oder individuellen Anpassungen zu sprechen. Gerade bei den angepassten Änderungen sei es wichtig, deren Notwendigkeit genauestens zu prüfen. „Zu Beginn der Softwareeinführung haben die Mitarbeiter noch viele alte Arbeitsprozesse im Kopf und möchten daher das neue Programm so umbauen, das es wie das alte arbeitet. Hier sollte man nur das wirklich notwendige ändern lassen.“ Dadurch erreichten die beiden Verfahrens-Profis, dass  das Neue mit der Zeit zur Gewohnheit wurde. Und sie haben auch das Frendly-User-Prinzip genutzt: Pro Abteilung wurde jeweils ein Key-User ausgeguckt und die sollten die Stellen herausfinden, wo Veränderungen sinnvoll oder notwendig waren. 80 % dessen hatten sich übrigens locker erledigt, weil sie bereits im Standard waren!

Hier hat Eicker seine ganz eigene Meinung bezüglich Must-Have und Nice2Have: „SAP-Software oder das System von Microsoft würde uns eher lähmen. Wir arbeiten mit den großen Industrien und die Auftraggeber schätzen unsere Flexibilität – aber die kann man entgegen den Versprechungen der Hersteller mit den großen ERP-Suiten bekanntlich zerfasern und recht langwierig machen.” – Verkehrte Welt: Die Großen haben mit hoher Wahrscheinlichkeit SAP, kennen aber dessen Schwerfälligkeit und sind es gewohnt, damit umzugehen. Gleichzeitig aber schätzen sie an den kleineren Dienstleistern deren Agilität – welche diese mit adaptiver statt überfrachteter Software erreichen!

Kein Projekt ohne Fallstricke. Wer das unter den Teppich kehrt, verspielt Vertrauen und riskiert unangenehme Nachfragen. Daher spielt Eicker lieber mit offenen Karten. Avantgarde unterstützt das und ist lieber ein vom Anbieter emanzipiertes Systemhaus, statt bloßer Erfüllungsgehilfe. Diese Position spielten die Avantgarde-Experten im Fall Bückmann so: Seitens des Herstellers, so Eicker, traten einige Schwachstellen auf, die sich aus technischer Sicht teilweise bis heute hinziehen. „Das erste große Manko war bereits das neue Lizenzmodell von Sage (Umstieg von Current User auf Named User), das uns mehr oder weniger zu einem „Neuerwerb“ der Softwarelizenzen gezwungen hätte. Dank der Unterstützung unseres Partners Avantgarde, der auch Sage mit an den Verhandlungstisch brachte, konnte hier mit signifikanten Kostenreduktion eine akzeptable Lösung gefunden werden.“

Grund für die Verschiebung der Start- und Testphase waren technische Probleme mit der Software. So konnte jeder User ohne Berechtigung und ohne Buchhaltungsprüfung ein Angebot an Interessenten vergeben, inkl. Kundennummer. Dazu gehört auch die Einstufung bzgl. Kreditwürdigkeit, die Vergabe einer Kontokorrentnummer, etc. – das hatte die Software arbeitszeitsparend mal eben selber gemacht. Auch manche Suchfunktionen klappten nicht, es wurden falsche Zuordnungen gemacht, die üblichen Dinge, die immer wieder nerven und durch gewissenhaftes Testing eigentlich reduziert oder abgestellt werden sollten. – Aber auch das haben die Avantgarde-Kollegen Eicker zufolge meist gut erledigt. Nur in der Kooperation mit Sage war es manchmal schwierig. Da wollte man seitens des Herstellers vieles an Begradigungen nicht umsetzen, angeblich, weil diese Änderungen zu sehr am „Standard“ verändert hätten. Doch diese Unstimmigkeiten können mit der Projektleitung von Avantgarde zumeist schnell gelöst werden. 

Avantgarde wurde 2005 von Bückmann als Partner für die Installation der ERP-Lösung ausgewählt. Zum einen, weil damals die Auswahl auf die SAGE Office Line fiel. Zum anderen setzten die Neusser sich gegen einen anderen Anbieter durch, weil sie das bessere, auf Bückmann zugeschnittene Paket anbieten konnten. „In den bisherigen 15 Jahren haben wir Avantgarde als guten, zuverlässigen und vertrauenswürdigen Partner kennengelernt. Und unser Ansprechpartner dort, Herr Keulerz, ist wirklich super. Der kennt die ganze Office-Line auswendig. Wir selbst haben hier einen externen IT-Admin, der hatte mit uns und Avantgarde auch alle Virtualisierungs-Maßnahmen umgesetzt. Ein Wechsel wurde daher nie in Erwägung gezogen.“

Eickers Fazit: „Der Wechsel zur SAGE 100 hatte vor allem technische Beweggründe. Einige Benutzermasken sind benutzerfreundlicher gestaltet, einige Abfragen laufen mit einer besseren Performance. Zum Beispiel die Auftragseingabe: Es gibt hier sehr viele unterschiedlichste Posten, die wir früher auf Subseiten mühevoll zusammentragen mussten. Das ist jetzt alles auf einer Hauptseite und wird unterstützt vom sog. „Aufgabencenter“, wo wir wiederkehrende Vorgänge quasi als Template ablegen. Damit kann das Geschäftsgeschehen weiterhin sehr gut dargestellt werden. Den größten Nutzenzuwachs versprechen wir uns mit der Inbetriebnahme und Nutzung des DMS. Ziel soll hier sein, die Auftragsdokumentation gegen 100% vom physischen Ordner zum digitalen Ablageplatz zu bekommen.“